Mariage : comment concevoir votre planning détaillé pour le jour J ?

Le grand jour approche et vous avez peur que tout ne se déroule pas exactement comme vous l'aviez imaginé ? Vous craignez qu'il y ait des imprévus, des moments de rushs et des temps morts ? Vous n'avez pas fait appel à une wedding planner pour préparer un planning et coordonner le jour J ? Aujourd'hui je vous explique comment établir au mieux le planning de la journée du mariage comme une pro, pour que tout se déroule de manière fluide, naturelle et agréable. On attaque ?

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Partez de la fin de la journée


Ce sera toujours plus facile de combler des temps morts plutôt que de courir partout ! Alors la première règle : c'est de commencer son planning par la fin de la journée, autrement dit par le dîner et la soirée dansante. À quelle heure commence la soirée dansante ? Sur quelle musique allez-vous ouvrir le bal ? Et sur quelle musique arrive le wedding cake ? Est-ce qu'il y aura des feux de Bengale sur le gâteau ? Une animation ? Notez tous les temps forts de la soirée avec le détail des interventions de chacun et du matériel nécessaire.


On remonte gentiment : à quelle heure entrez-vous en salle pour le dîner ? Prévoyez-vous une chorégraphie pour l'entrée des mariés ? Serez-vous seuls ou avec vos témoins ? Et les invités, à quelle heure commencent-ils à entrer dans la salle ? Est-ce que quelqu'un sera là pour les guider et les aider à trouver leurs places ou se serviront-ils uniquement du plan de table ? Attention aux bouchons devant le plan de table, soit dit en passant ! ;)


Et le vin d'honneur, c'est à quelle heure ? Pour moi la durée idéale est de 2 heures. Pour pouvoir profiter de vos invités, déambuler de petits groupes en petits groupes, sans que ce ne soit trop long non plus ! Vous avez prévu des animations pendant le vin d'honneur? C'est très important si vous voulez que vos invités passent un bon moment et soient rapidement embarqués dans l'ambiance de cette journée d'exception !


Et les photos de groupe ? Prévoyez une liste de photos de groupe vraiment indispensables à faire, une liste courte, avec une personne qui connait un peu tout le monde et peut rapidement rassembler les invités pour les photos. Parce que les photos de groupe, c'est un petit peu le moment traditionnel du mariage, protocolaire, mais pas très amusant... ni pour les mariés qui posent sur chaque photo, ni pour les invités qui posent puis attendent, ni pour le photographe qui préférerait de loin capturer des moments pris sur le vif et laisser parler sa créativité. Un petit conseil que je tiens de collègues photographes : prévoyez un moment spécifique pour les photos de groupe, durant 30 minutes dans l'idéal. Ne prévoyez pas de les faire pendant le vin d'honneur, ce serait vraiment dommage car vous ne profiterez pas complètement de votre vin d'honneur et le photographe, lui, n'aura pas l'occasion de capturer des "vrais" moments mémorables : éclats de rire, dégustation, embrassades, discours ou animations...


Et les photos de couple ? Trouvez le lieu idéal pour vos photos de couple et voyez quel moment est le plus approprié. Cela dépendra de la luminosité en cette saison, du lieu des photos, et également du type de photos. Souhaitez-vous faire vos photos avant ou après avoir dit "oui" ? Cela se fait de plus en plus de se découvrir avant la cérémonie, c'est ce qu'on appelle une "séance first look". Alors déterminer l'objectif de votre séance de couple vous aidera également à déterminer le moment idéal. Mais ne vous inquiétez pas, c'est aussi le rôle de votre photographe de vous conseiller là dessus.


Alors du coup : quel serait l'horaire idéal pour la ou les cérémonie(s) ? Maintenant que vous le savez, il reste à savoir si il reste de la place sur cette tranche horaire. Si vous faites uniquement une cérémonie laïque le jour J, aucun souci, vous pouvez choisir l'horaire idéal. Par contre si vous prévoyez une cérémonie religieuse, il convient de se poser la question et de commencer à établir un premier brouillon du planning du jour J suffisamment tôt pour réserver avec l'officiant religieux cet horaire spécifique. Et dans le cas où vous feriez la mairie le même jour ? Attention, on peut vite se retrouver à courir, mais si vous y tenez, ne vous inquiétez pas les cérémonies civiles ne durent que 15 minutes alors ce serait vraiment surprenant qu'il n'y ait plus du tout de disponibilité sur le créneau horaire qui vous convient !


On a tout calé ? Il ne reste alors qu'à déterminer l'heure à laquelle vous devez être prête, le temps dont vous allez avoir besoin pour vous faire coiffer, maquiller et pour vous habiller, et cela vous donnera mathématiquement l'heure à laquelle vous devez commencer la journée. CQFD.

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Prévoyez des marges de sécurité


Pour réaliser un bon planning jour J, il faut qu'il puisse faire face aux imprévus. Alors, n'hésitez pas à inclure des marges de sécurité par ci, par là, tout au long de la journée. Par exemple : il vous faut 30 minutes pour mettre votre robe de mariée et vos accessoires ? Comptez 1 heure ! Vous ne serez pas en train de défier le chronomètre, vous aurez envie de prendre votre temps, de savourer ces instants, de partager ce moment unique avec vos demoiselles d'honneur... alors on prend large ! Comptez des marges de sécurité pour tous les déplacements, entre le lieu des préparatifs et le lieu de la cérémonie, et entre le lieu de la cérémonie et le lieu de réception. On discute avec les invités, on fait des photos, on remercie, on est pris dans la circulation... dans le doute, on compte des marges ! Et pour le dîner, c'est pareil. Vos invités auront certainement prévu des surprises, des discours ou autres animations alors outre le temps qu'il faut compter pour que tout le monde soit servi, que tout le monde mange et que les serveurs débarrassent tout le monde, on rajoute des marges autour des plats et des animations pour ne pas finir avec une heure de retard, ou plus, sur l'arrivée du gâteau et se retrouver avec des heures supplémentaires non prévues pour le traiteur. Et surtout, soyez autant que possible réaliste et objective dans les durées de chaque étape, sinon votre planning va vite être obsolète !



Partagez votre planning


Faire un planning, c'est bien. Mais le partager à tous les prestataires, c'est mieux ! Comme on le disait, je pars dans l'idée que vous n'avez pas pris de wedding planner pour centraliser les informations et coordonner tout ce beau monde, alors c'est à vous de vous en charger. Une semaine avant le mariage, transmettez votre planning à tous vos prestataires de façon à ce que chacun soit au courant des horaires de chaque étape de la journée, de chaque animation et de chaque temps fort. C'est aussi bien pour le traiteur qui a besoin de savoir que vous prévoyez un show de danse après l'entrée et qui a besoin de savoir combien de temps cela va durer, que pour le DJ qui a besoin de savoir que vous voulez lancer votre bouquet de mariée à tel moment et sur telle musique pour pouvoir anticiper les choses, sonoriser le vin d'honneur par exemple et préparer votre musique quand le moment approche.

Et les surprises alors ? Dans l'idéal, c'est la wedding planner qui a échangé, en amont du mariage, avec vos témoins pour connaitre les surprises et les intégrer au planning pour que tous les prestataires soient informés de tout. Là, vous ne pouvez pas vous en charger puisque c'est le principe de la surprise... Le plan B dans ce cas serait de confier cette tâche à une demoiselle d'honneur de confiance qui aura la charge de centraliser les surprises et d'échanger avec vos prestataires à ce sujet.


Vous l'aurez compris : l'important est de créer un document court et concis qui retrace votre journée avec toutes les informations utiles et importantes pour que chacun puisse remplir sa mission de manière fluide et cohérente, et dans la bonne humeur surtout !


Alors, vous vous sentez prête à gérer la journée du mariage et ses imprévus ? :)

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