"Une wedding planner qui propose la coordination jour J", c'est du chinois pour vous ? Quelques explications ici pour vous éclairer sur cette prestation indispensable pour votre mariage !
Un peu d'histoire : comment est né le métier de wedding planner ?
Vous connaissez certainement le métier de "wedding planner", ou organisateur de mariage en français ?
C'est une personne qui propose ses services de conseil et d’accompagnement dans l’organisation d’un mariage. Ce métier trouve ses origines à l’époque de Cléopâtre, elle-même, qui faisait appel à des scribes chargés d’organiser des cérémonies. Le métier de wedding planner, tel que nous le connaissons aujourd'hui, est apparu aux États-Unis entre 1900 et 1920, sous le nom de “bridal consultant”, un service tout d'abord destiné aux plus aisés, aux stars et aux hommes politiques. Aujourd'hui, 85% des américains font appel à une wedding planner ! Puis le métier est doucement arrivé en France au début des années 2000. Et aujourd'hui, avec la médiatisation croissante du métier, il devient de plus en plus courant et ordinaire de faire appel à une wedding planner pour organiser son mariage.
Un petit rappel : quel est le rôle de la wedding planner ?
Tout d'abord, tordons le cou à une idée trop largement répandue : une wedding planner ne s'occupe pas forcément de la décoration du mariage. Ça c'est le rôle de la wedding designer. Une wedding planner est une experte en organisation de mariage. Certaines wedding planners se forment également au métier de wedding designer, voire même aussi au métier de floral designer (comme moi), afin d'offrir un service très complet à leurs mariés, mais ce n'est pas une obligation.
Le rôle de la wedding planner est d'accompagner les mariés à chaque étape des préparatifs de leur mariage, de les conseiller et de les guider : calcul et gestion du budget, planification des étapes des préparatifs, recherche et recommandation des prestataires de mariage, gestion de la logistique du mariage, planification de la journée, gestion et coordination des prestataires, validation de chaque petit détail avec les mariés... c'est un peu la complice des mariés en coulisses !
Et alors, du coup, la "coordination jour J" c'est quoi ?
Si vous n'avez pas le budget pour être épaulée par une wedding planner tout au long des préparatifs de votre mariage, la plupart d'entre elles proposent le service de "Coordination jour J". Quésako ? En un mot : vous organisez vous même votre mariage et, le jour J, votre wedding planner est là pour s'assurer du bon déroulement de la journée. C'est une aide précieuse pour les mariés ! Elle veille par exemple à ce que le timing de la journée soit respecté, à ce que chaque prestataire remplisse sa mission dans de bonnes conditions, à ce que les invités ne manquent de rien, à ce que les surprises se déroulent comme prévu... et elle est également là pour solutionner les imprévus qui pourraient survenir, et ce, en toute discrétion ! Un plan de table modifié une heure avant le dîner, un frigo qui tombe en panne, les alliances oubliées, le livreur de matériel qui arrive en retard… oui, oui, il peut s’en passer des choses, sans que vous n’en sachiez rien ! Une bonne wedding planner doit être présente et facilement identifiable pour les prestataires et discrète devant les mariés et les invités.
Le jour J, elle commence sa journée en accueillant les prestataires et en s'assurant qu'ils ont bien tout le matériel dont ils ont besoin. Elle est disponible pour répondre à la moindre question des uns et des autres, trouver des solutions si besoin et garder l'oeil sur le planning et le timing. À l'approche des temps forts de la journée, elle s'assure que chacun soit prêt et à son poste. Par exemple, durant la soirée elle fait régulièrement le pont entre la cuisine et le DJ afin que tous soient synchros pour les surprises, l'ouverture de bal ou encore l'arrivée du gâteau !
C'est aussi elle qui accueille les invités à la cérémonie, donne le rythme pour l'entrée du cortège, ou aide les invités à trouver leur place si il y a un bouchon devant le plan de table. Sans oublier une des principales missions de la wedding planner le jour J : rassurer les mariés ! C'est un peu la bonne fée du mariage !
Mais la mission de coordination commence bien avant le jour J...
Lorsque vous faites appel à une wedding planner pour la coordination de votre mariage, elle commence par relire les contrats que vous avez signés avec chaque prestataire pour s'assurer des missions de chacun, de leurs exigences, de leur méthode de travail et de leurs besoins. Elle se charge ensuite de les contacter un à un afin de pouvoir centraliser les informations et élaborer le planning de la journée : un planning cohérent, établi selon vos choix et vos envies, préconisant également ses conseils en matière de timing, de choix pour les temps forts, de plans B... Elle contacte également vos proches afin de connaître les surprises prévues et les intégrer au mieux à son planning. Ce planning est la clé indispensable d'une journée de mariage réussie ! Il est précis et détaillé (parfois minute par minute), validé avec les mariés (hormis les surprises bien sûr ! ), et transmis à tous les prestataires avant le mariage. Ça vous laisse imaginer le nombre d'échanges de mails et de coups de téléphone pour valider chaque détail avec chaque prestataire ! Quand j'entends dire que cette prestation est chère pour seulement une douzaine d'heures de travail le jour J...
Elle effectue également une visite technique du lieu de réception avant le mariage. Cela permet à la wedding planner, d’un œil analytique, d’étudier les caractéristiques techniques de la salle et des extérieurs, de valider les espaces pour le dîner, le cocktail, la cérémonie, le brunch... mais aussi les plans B en cas de pluie ! Avec les mariés, elle peut valider chaque petit détail sur place, comme l'entrée des mariés, l'arrivée des invités, l'espace de danse, l'emplacement des buffets, de la table prestataires ou encore l'espace de jeux des enfants.
En "coordination jour J", la wedding planner est vraiment là pour vous aider à planifier la journée au mieux grâce à son expérience, vous décharger de toutes les questions et détails de dernière minute à régler avec vos prestataires, et garder le planning de la journée sous contrôle pour vous libérer de ce stress de l'imprévu et vous permettre de profiter sereinement de la journée ! Présentez-moi une seule future mariée qui ne rêve pas de ça ? ;)
Vous en savez maintenant beaucoup plus sur la "coordination jour J" et le rôle particulier de la wedding planner le jour du mariage !
Si vous avez encore des questions, n'hésitez pas à me les poser, j'y répondrai avec plaisir !